In den früheren Papier-Startbüchern wurden die Ergebnisse aus den getanzten Turnieren direkt eingetragen, so dass alle nachfolgenden Ausrichter - auch die am selben Wochenende - den aktuellen Stand des Startbuches sehen und Aufstiege sofort feststellen konnten.
Bei der Einführung der ESV konnte nicht davon ausgegangen werden, dass alle Turnierausrichter einerseits den aktuellen Startbuchstand der Paare direkt zum Turnierbeginn aus der ESV laden und andererseits die Ergebnisse der Turniere sofort online an die ESV übermitteln. Die ESV muss also berücksichtigen, dass die Turnierergebnisse nicht in der tatsächlich getanzten Reihenfolge hochgeladen werden. Die Startbücher können also nicht sofort um die hochgeladenen Ergebnissen aktualisiert werden. Es wurde aber festgelegt, dass die Ausrichter die Turnierergebnisse innerhalb eines Tages nach der Veranstaltung an die ESV melden müssen. Die Startbücher können aktualisiert werden, wenn die Ergebnisse eines Wochenendes vollständig hochgeladen sind.
Für die ESV wurde daher zum einen festgelegt, was als Wochenende gelten soll, denn mit den datum-fixen Feiertagen (z.B. 1. Mai, 6. Januar) kann es Turniere an jedem Wochentag geben. Als Wochenende im Sinne der ESV werden die Tage von Donnerstag bis zum folgenden Dienstag behandelt. Gibt es Veranstaltungen an einem Mittwoch, dann wird das gesondert manuell von der Administration überwacht und behandelt.
Weiterhin wurde entschieden, dass der Stand der Startbücher nach einem Wochenende in der Nacht zu Mittwoch auf den neuesten Stand gebracht werden. Vorher werden sie in grauer Farbe angezeigt. Der dahinterliegende Gedanke war, dass bis Dienstag Abend im Wesentlichen alle Turnierergebnisse des vorhergehenden Wochenendes der ESV bekannt sind. Fehlende Turniere werden erst nach dem folgenden Wochenende eingearbeitet. In besonderen Fällen kann allerdings die Administration noch bis Donnerstag Startbücher aktualisieren.
Wenn ein Paar an einem Wochenende sich bei zwei (oder mehr) unterschiedlichen Veranstaltungen anmeldet und zum Beispiel gleich bei der ersten aufsteigt, wie soll es dann auf der nächsten Veranstaltung das nachweisen können ? Oder wenn es auf dem ersten Turnier so gerade noch nicht aufgestiegen ist, aber z.B. nur noch 2 Punkte fehlen, die es dann auf der nächsten Veranstaltung ertanzt - woher weiß dieser Veranstalter, dass das Paar wirklich aufgestiegen ist, denn aus der ESV kennt er nur den Stand vor dem WE ?
Dazu dient der Laufzettel, innerhalb eines Wochenendes den aktualisierten Stand des Paares von einer Veranstaltung zur anderen zu tragen. Der Laufzettel ist damit praktisch ein temporäres Mini-Startbuch. Und damit wird auch klar, wann so etwas gebraucht wird und wann nicht. Zum einen sind es nicht die Paare oder Sportwarte, die vor dem Wochenende irgendwelche Zettel vorbereiten müssen, denn die Turnierprogramme werden über den vor dem Wochenende erreichten Stand der Startbücher automatisch informiert. Und wenn ein Paar sich nur zu einer Veranstaltung am Wochenende angemeldet hat, dann ist kein Laufzettel erforderlich, auch nicht bei einem Aufstieg (auch wenn manche Turnierprogramme trotzdem einen drucken). Das gilt auch bei Veranstaltungen, die zum Beispiel von Karfreitag bis Ostermontag laufen, denn die Turnierprogramme schreiben intern den Stand der Startbücher auch über mehrere Tage fort. Nur wenn ein Paar genügend kurz vor dem Aufstieg ist und mit den Startmeldungen des Wochenendes eine Chance zum Aufstieg hat (nach Einschätzung der ESV) und sich außerdem zu mehreren Veranstaltungen am WE angemeldet hat, dann bekommen die Turnierprogramme den Hinweis, nach jedem Turnierergebnis einen Laufzettel auszudrucken, den die Paare dann auf der nächsten Veranstaltung vorlegen müssen.
Die Turnierprogramme sind so eingerichtet, dass der Startbuchstand der Paare in der Regel nicht verändert werden kann, wohl aber bei Paaren, bei denen es den Laufzettel-Hinweis gibt. Die Laufzettel enthalten einen Barcode, so dass der neue Startbuchstand auch über Barcode-Leser erfasst werden kann.
Beispiel eines Laufzettels
Der Laufzettel besteht aus zwei Teilen und ist an der gekennzeichneten Linie zu trennen. Der obere Teil wird vom Beisitzer unterschrieben und dem Paar übergeben. Die untere Hälfte ist von einem der Partner des Paares gegenzuzeichnen - sie verbleibt beim Ausrichter.
Zu beachten ist, dass bei einem Aufstieg der Laufzettel nicht explizit einen Vermerk wie "Aufstieg" oder ähnliches zeigt. Zu erkennen ist ein Aufstieg am ehesten dadurch, dass 0 Punkte und Platzierungen ausgewiesen werden oder, wenn weitergetanzt wurde, nur wenige Punkte und kaum Platzierungen. Und der Bediener eines Turnierprogramms kann es an der geänderten Startklasse erkennen gegenüber den ihm vorliegenden Daten.
Beispiel einer BSW Aufstiegsmitteilung
Hat ein BSW-Paar Punkte und Platzierungen für den Aufstieg in die C-Klasse erreicht, dann wird dieses Dokument ausgegeben - allerdings nur dann, wenn für das Paar ein Laufzettel vorgemerkt ist (siehe oben). Es ist in dem Sinne kein Laufzettel, weil das Paar am selben Wochenende nicht mehr starten darf. Auch dieses Dokument wird an der Linie getrennt, der obere Teil vom Beisitzer unterzeichnet und dem Paar gegeben und im unteren Teil bestätigt das Paar den Erhalt.