Für alle Aktiven müssen ID-Karten beantragt werden, sofern nicht bereits eine ID-Karte vorliegt, z.B. als Aktiver in Einzelwettbewerben und/oder als Lizenzträger. Da keine separaten ID-Karten für Formationsangehörige ausgestellt werden, ist eine Doppelbeantragung nicht erforderlich.

Die ID-Karten werden wie üblich über die ESV beantragt. Die Zugehörigkeit der aktuellen und früheren Formationsangehörigen zu ihren Vereinen ist in der ESV abgebildet, d.h. die Personen sind in der ESV für den Verein unter dem Menüpunkt Verwaltung – ID-Karten sichtbar. Für die Beantragung selbst ist ein Foto erforderlich. Hinweise zu Foto-Formaten und zum Umgang mit den verschiedenen Kameratypen sind hier zu finden.

Da Aktive nur gemeldet werden können, wenn sie über eine gültige ID-Karte verfügen, sollte mit der Beantragung der ID-Karten rechtzeitig vor Saisonbeginn begonnen werden, da auch die Bearbeitung des Antrags erfahrungsgemäß Zeit in Anspruch nimmt.
Reine Formationstänzer brauchen ihre ESV-Konten zur Zeit nicht zu aktivieren, da die ESV ihnen noch keine persönlich nutzbaren Funktionen bietet. Erst wenn die Ergebnisse der Formationsturniere in die ESV übernommen sind, können sie dann ihr Formations-Startbuch einsehen.

Die ID-Kartenbestellung für Aktive in Formationsgemeinschaften erfolgt immer über den eigentlichen Formationsverein, nicht über die Formationsgemeinschaft.

Formationen zurückmelden oder neue einrichten

Über die ESV werden bestehende Formationen zurückgemeldet oder neue Formationen eingerichtet. Damit verbunden ist die Jahreslizenzbestellung für das jeweilige Team. Bereits gemeldete Teams können bis Jahresende über die ESV zurückgezogen werden. Für das Jahr 2017 müssen alle Formationen neu eingerichtet werden.

Um eine Formation einzurichten - oder später weiter zu bearbeiten - wählst Du im Menü „Verwaltung“ unter „Formationen“ entweder „Formationen Standard“, „Formationen Latein“, „Formationen JMC“, „Formationen Jazz“ oder unter „Small Groups“ den Eintrag für „JMC“ oder „Jazz“.

Du bekommst eine Liste der möglicherweise schon angelegten Formationen angezeigt. In diesem Beispiel war noch keine Formation angelegt.

Um eine neue Formation anzulegen klickst Du auf den Schalter „Neue Formation melden“.

Man beachte: Die Formationen müssen von der Teambezeichnung A an aufsteigend angelegt - und später zurückgemeldet werden.

In dem nachfolgenden Dialog gibst Du ein paar Stammdaten für die Formation an. Turnierart und Verein sind schon durch die vorher gewählte Menü-Option festgelegt und in der Startgruppe ❶ ist die vorausgewählte Hauptgruppe nicht änderbar (später mit JMD wird es weitere Auswahlmöglichkeiten geben). Unter Liga ❷ ist die aktuell Liga der Formation auszuwählen:

Wichtig ist, dass auch der richtige Team-Buchstabe ❸ ausgewählt wird. Mit einem Klick auf „Formation melden“ ❹ ist die Formation offiziell angemeldet und die Jahreslizenz wird in Rechnung gestellt:

Sie ist dann angemeldet, aber startbereit ist sie erst, wenn mindestens 6 Herren und 6 Damen für die Formation gemeldet sind und ein Kapitän bestimmt ist.

Meldung der Aktiven inkl. Jahreslizenzbestellung

Auch die Aktiven für die Formationen werden über die ESV gemeldet. Damit verbunden ist die Jahreslizenzbestellung für die jeweilige Person. Aufgrund der geänderten Finanzordnung wird hierbei die Gebühr für eine persönliche Jahreslizenz (20 EUR) für Herren wie Damen fällig, sofern nicht schon eine Jahreslizenz aus anderen Bereichen (Paar-Tanzen, WR, TL) vorliegt.

Bis zum Saisonbeginn müssen mindestens sechs Herren und sechs Damen je Team gemeldet werden. Weitere Aktive können nachgemeldet, andere gestrichen werden – auch während der laufenden Saison.

Hat eine Formation den Status „angemeldet“ ❶ - oder später „startbereit“, dann kann über den Schalter „Anzeigen“ ❷ (wird später in „Details“ umbenannt) die Mannschafts-Aufstellung verwaltet werden.

Dies ist der Arbeitsbereich für das Management der Formations-Aufstellung, für die Festlegung der Tanzspiegel-Bezieher und des Mannschafts-Kapitäns.

Zuerst wirst Du die Mitglieder der Formation eintragen. Während des Eintippens eines Namens werden in einem Drop-Down die gefundenen Personen angezeigt:

Die ESV bietet hier nur solche Personen an, bei denen Dein Verein als Formations-Verein eingetragen ist oder solche, bei denen zwar Dein Verein als Paar-, Lizenz- oder später JMD-Verein eingetragen ist, der Formations-Verein aber leer ist. Außerdem werden nur Personen mit gültigen ID-Karten angeboten.

Für die Formation kannst Du nur solche Personen aufstellen, die in dem Drop-Down angezeigt werden. Wird eine Person in Deinem Verein nicht gefunden, dann erscheint diese Nachricht:

Die Nachricht erscheint auch dann, wenn eine Person zwar einen Eintrag für Deinem Verein hat, aber als Formations-Verein ein anderer Verein eingetragen ist.

Mit jeder Person, die für die Aufstellung vorgesehen ist, wird links unten angezeigt, welche Gebühren insgesamt anfallen.

Du brauchst nicht die gesamte Aufstellung in einem Schritt einzutragen, Du kannst auch zu einem späteren Zeitpunkt weitermachen. Solange eine Person noch in dieser Liste steht, kann sie wieder entfernt werden.

Mit einem Klick auf den grünen Schalter wird die Aufstellung der hier eingetragenen Personen bestätigt und es werden Rechnungspositionen mit den Gebühren eingetragen.

An dieser Stelle können auch später noch während der laufenden Saison weitere Personen zur Formations-Aufstellung hinzugefügt werden.

Nach der Bestätigung weiterer Personen für die Formations-Aufstellung zeigt Dir die ESV an, wieviele Personen eventuell noch fehlen, bevor die Formation startbereit ist, ob der Mannschafts-Kapitän noch festgelegt werden muss und wieviele Tanzspiegel-Bezüge noch offen sind.

Die Gebühr für jeden der Formationstänzer beträgt 20 €. Hier werden jedoch für 10 weitere Tänzer nur 180 € angezeigt. Das liegt daran, dass für einen davon schon eine Lizenz als Paar-Tänzer bestellt worden ist. Auch bei einer schon vorliegenden WR/TL-Lizenz würde keine zusätzlichen Formationslizenz mehr berechnet werden.

Umgekehrt, wenn vorher schon für einen Tänzer schon eine Formationslizenz berechnet worden war, dann würden für weitere Lizenzen als Paar-Tänzer oder als WR/TL keine zusätzlichen Gebühren mehr anfallen.

Enthält die Mannschaftsaufstellung mehr Einträge als das Minimum - getrennt nach Geschlecht - dann kannst Du einzelne Tänzer wieder aus der Mannschaft entfernen. Die Jahres-Lizenz für den Tänzer / die Tänzerin bleibt aber bis zum Ende des jeweiligen Jahres erhalten, sie wird also nicht zurückerstattet. Der Tänzer / die Tänzerin kann dann aber einer anderen Formation desselben Vereins zugeordnet werden - sofern das nach den TSO-Regeln zulässig ist - oder auch den Verein wechseln.

Durch einen Klick auf den Schalter „Tanzspiegel“ kannst Du diejenigen kennzeichnen, die den Tanzspiegel beziehen sollen. Die Hälfte der Formationstänzer (es wird aufgerundet) kann den Tanzspiegel beziehen. Wie bei den Paar-Tänzern ist ein einmal festgelegter Bezug für den Rest des Jahres bindend, kann aber für das Folgejahr geändert werden. Ist das Kontingent ausgeschöpft, werden keine weiteren Schalter mehr angeboten - erst wieder, wenn weitere Tänzer der Aufstellung zugefügt worden sind.
Die Zuordnung der Tanzspiegel-Bezüge ist keine Voraussetzung für die Startbereitschaft einer Formation.

Voraussetzung ist allerdings, dass der Mannschafts-Kapitän festgelegt ist. Das geschieht durch einen Klick auf den Schalter „Kapitän“ bei der entsprechenden Person.

Enthält die Formations-Aufstellung die Mindestzahl an Personen (getrennt nach Geschlecht) und ist der Mannschafts-Kapitän festgelegt ❶, dann ist die Formation startbereit ❷.

Der Mannschafts-Kapitän kann jederzeit - auch während der laufenden Saison - geändert werden.

Die Versionsnummer wird ebenfalls hochgezählt, wenn bei einer startbereiten Formation Personen zur Mannschafts-Aufstellung zugefügt oder von ihr entfernt werden.

Achtung: Nach jeder Änderung der Mannschaftsaufstellung oder Wechsel des Mannschafts-Kapitäns muss die Formations-Startkarte mit dem geänderten Inhalt und der hochgezählten Versionsnummer neu ausgedruckt werden.

Die Ausrichter von Formations-Turnieren sind angehalten, die Gültigkeit der vorgelegten Formations-Startkarten zu überprüfen (siehe unter „Turnierdurchführung und Startkarten“).

Der Status „startbereit“ wird auch in der Liste der Formationen angezeigt ❶. Dort kannst Du Dir auch die Formations-Startkarte ausdrucken ❷.

Auch auf der Seite der Mannschafts-Aufstellung wird bei einer startbereiten Formation ein Schalter zum Ausdrucken der Formations-Startkarte unterhalb der Aufstellung angeboten:

Achtung: Auch wenn jetzt — anders als früher — alle Mitglieder der Formation auf der Formations-Startkarte abgebildet werden, handelt es sich nicht um die Mannschafts-Aufstellung für ein einzelnes Turnier. Diese muss für 2017 dem Turnierbüro noch wie bisher vorgelegt werden.

Formationsgemeinschaften werden von der DTV-Geschäftsstelle eingerichtet. Je Formationsgemeinschaft muss ein führender Verein festgelegt werden, dem die Jahreslizenz für die Formation (nicht jedoch für die Aktiven) in Rechnung gestellt werden.

Entsenden von Personen an Formationsgemeinschaften

Die Aktiven selbst müssen von ihren eigentlichen Formations-Vereinen in die Formationsgemeinschaft entsendet werden, um dort für Teams gemeldet zu werden. Verbunden mit der Entsendung erfolgt die Jahreslizenzbestellung für die Person, die dem entsendenden Formations-Verein in Rechnung gestellt wird.

Der entsendende Verein wählt dazu im Verwaltungs-Menü die Option „Formationsgemeinschaft“:

Dir werden die Formationsgemeinschaften gezeigt, an denen Dein Verein beteiligt ist.

Mit einem Klick auf „Anzeigen“ (bzw. „Details“) gelangst Du zum Management der entsendeten bzw. der zu entsendenden Personen.

Dort gibst Du nacheinander die Personen aus Deinem Verein ein, die an die Formationsgemeinschaft entsandt werden sollen. Hier gilt das Gleiche, wie bei der Verwaltung der Mannschafts-Aufstellung einer eigenen Formation: nur Personen mit einer gültigen ID-Karten werden im Drop-Down angeboten und auch nur solche Personen, bei denen Dein Verein als Formations-Verein eingetragen ist oder wo der Formations-Verein leer ist. Andernfalls gibt es eine Meldung, dass die Person nicht gefunden wurde.

Durch das Entsenden einer Person an eine Formationsgemeinschaft erhält die Person eine Formationslizenz - sofern sie nicht schon über eine wie auch immer geartete Lizenz verfügt. Unten links wird angezeigt, in welcher Gesamthöhe Lizenzen berechnet werden, wenn der grüne Schalter betätigt wird. In diesem Beispiel sind das 0 €, weil zwei der angezeigten Personen schon entsandt sind (durch „bestätigt“ gekennzeichnet) und die noch nicht bestätigte Person bereits über eine Paar-Lizenz verfügt.

Die weiteren Schritte werden über das Konto der Formationsgemeinschaft vorgenommen.

Verwalten der Formationen von Formationsgemeinschaften

Für jede der Formations-Gemeinschaften wird auch ein eigenständiges ESV-Konto eingerichtet. Die Benutzernummern haben alle dieselbe Form, z.B. fg0020. Diese Nummer ist beim Login anzugeben ❶.

Mit der Einrichtung des Benutzerkontos ist dem führenden Verein per Mail ein Kennwort mitgeteilt worden, das zum Login ebenfalls erforderlich ist ❷.

Hier musst Du zuerst auf das Menü „Formation“ klicken, um zum Management der Mannschafts-Aufstellung zu gelangen. Später wird es noch weitere Menüpunkte geben, wenn die Ergebnisse der Formationsturniere ebenfalls in der ESV verwaltet werden.

Die Einrichtung einer Formation erfolgt in gleicher Weise wie bei Formationen für einen Verein - siehe dazu „Jahreslizenzen für Formationen und Formationstänzer“.

Auch das Zusammenstellen der Mannschafts-Aufstellung geschieht ganz analog zur Arbeitsweise bei Vereins-Formationen. Es werden allerdings keine Gebühren berechnet (das erfolgt ja schon beim Entsenden) und in dem Feld zur Auswahl der einzelnen Personen werden nur diejenigen Personen angeboten, die an die Formationsgemeinschaft entsandt worden sind:

Ebenso erfolgt die Festlegung der Tanzspiegel-Bezüge, des Mannschafts-Kapitäns, das Drucken der Formations-Startkarte zu Beginn und nach jeder Änderung sowie das Entfernen von Personen aus der Aufstellung und spätere Hinzufügen weiterer Personen in gleicher Weise und nach denselben Regeln wie bei Vereins-Formationen.

Die Turniere werden im Prinzip wie bisher also noch ohne ESV-Unterstützung durchgeführt, d.h. Startlistendownloads und Ergebnisuploads sind in der Saison 2017 noch nicht möglich. Auch die Mannschaftsaufstellung für die einzelnen Turniere wird wie bisher angemeldet — es ist nicht die Formations-Startkarte, denn die zeigt alle Mitglieder, die überhaupt für einen Start in Frage kommen.

Startbücher für alle Aktiven sind weiterhin erforderlich und können - sofern noch nicht vorhanden - über die DTV-Geschäftsstelle kostenfrei bestellt werden. Fotos müssen in neue Formations-Startbücher keine mehr eingeklebt werden, da diese bereits auf den Abdrucken der ID-Karten bzw. der Formations-Startkarten enthalten sind.

Die Eintragungen in die Startbücher – auch nach Einwechslung von Tänzern im laufenden Turnier – müssen unbedingt durch die Turnierleitung vorgenommen werden, damit bei Folgeturnieren geprüft werden kann, ob die startenden Aktiven an Ligaturnieren ranghöherer Formationen teilgenommen haben (TSO G 11.13).

Bei jedem Turnier müssen die Startbücher zusammen mit der neuen Formations-Startkarte vorgelegt werden. Die Formations-Startkarte selbst steht den Formationen als PDF-Datei zum Download in der ESV bereit, nachdem die Mindestanzahl der Aktiven gemeldet wurde. Sie besteht aus mindestens 3 Din A 4-Seiten, die in Farbe oder auch schwarz-weiß gedruckt werden können.

Auf der ersten Seite werden allgemeine Informationen über die Formation angegeben: Vereinsnamen, Teambuchstaben, Turnierart, Liga, Kapitän, die Version und den Stand der letzten Änderung. Die Versionsnummer und der Stand sind besonders wichtig: sobald eine Person zur Mannschaft zugefügt oder von ihr entfernt wird oder wenn der Kapitän wechselt, wird die Version hochgezählt. Auf den Turnieren muss immer ein Ausdruck der letzten Version vorgelegt werden, was das Turnierbüro zu prüfen hat.

Weiterhin folgt auf der ersten Seite eine Liste der Formations-Mitglieder mit Angabe ihrer Nationalität.

Hinweis: Auf den Formations-Startkarten werden alle Mitglieder der Formation aufgeführt und deren ID-Karten gedruckt - also nicht nur die jeweils zu einem Turnier festgelegte Aufstellung. Umgekehrt müssen aber alle in der Mannschafts-Aufstellung eines Turniers genannten Personen samt der Ersatz-Tänzer/innen in der Formations-Startkarte aufgeführt sein.

Auf der zweiten und dritten Seite (und evtl. weiteren Seiten) erscheinen die Bilder der ID-Karten der Formations-Mitglieder — 10 Bilder pro Seite. Die eigentlichen ID-Karten müssen daher nicht zum Turnier mitgebracht werden.

Gültigkeitsprüfung der Formations-Startkarten

Um als Beisitzer auf Formationsturnieren die Gültigkeit der vorgelegten Formations-Startkarten zu prüfen, gibt es im Veranstaltungs-Menü die Option „Startkartenrecherche Std/Lat“:

Mit der Angabe der Formationsnummer (steht auf den vorgelegten Formations-Startkarten) ❶ und dem Wettkampfjahr ❷ klickst Du auf „Prüfen“ ❸ . . .

. . . und bekommst die aktuell gültige Versionsnummer der Formations-Startkarte angezeigt ❶ sowie den Stand der letzten Änderung ❷. Beides muss mit den entsprechenden Angaben auf den vorgelegten Formations-Startkarten übereinstimmen.