Unter dem Menüpunkt „Verwaltung“ stehen die Funktionen zur Verwaltung der Sportler und deren Startmöglichkeiten zur Verfügung. Neue Sportler müssen erst mit der Funktion Person anlegen eingerichtet werden - dadurch werden dann gleichzeitig ID-Karten mit Bild (nicht bei BSW) beantragt. Dieser Schritt ist für alle Sportler erforderlich, egal ob sie im Paartanzen, Formationstanzen Std/Lat oder in JMD Formationen / SmallGroups bzw. als Solist oder Duo aktiv sein wollen.

Die weiteren Schritte unterscheiden sich, ob es sich um Sportler für Formationen bzw. SmallGroups handelt, oder ob sie im Standard/Latein-Paartanz oder in JMD als Solisten oder Duo starten wollen. Werden Sportler in Formationen / SmallGroups eingesetzt, dann findest Du im Menüpunkt „Formationen Std/Lat“ weitere Hinweise (die Mechanismen für JMD sind ähnlich wie bei Std/Lat – die Anleitungen werden demnächst entsprechend angepasst).

Neue Std/Lat-Paare (Amateur und BSW) werden mit der Funktion Neues Paar anlegen zusammengesetzt. Rückstufungsanträge können dabei noch nicht gestellt werden - diese sind wie bisher über den Landessportwart an den Bundessportwart zu stellen. Vergleichbare Anleitungen für Duos und Solisten werden noch erstellt.

Den Vereinswechsel von einzelnen Personen oder von Paaren bzw. Duos kann der neue Verein anfordern mit den Funktionen Vereinswechsel Person oder Vereinswechsel Paar. Die entsprechende Funktion für Duos wird noch entwickelt.

Will ein Paar den Verein wechseln, dann muss dazu unbedingt die Funktion „Vereinswechsel Paar“ auf der Seite der Paar-Liste benutzt werden, denn über die Funktion „Vereinswechsel Person“ würde sonst das Paar getrennt werden.

Vereine können Paare und Personen auch von sich aus entlassen mit den Funktionen Entlassen einer Person aus dem Verein oder Entlassen eines Paares aus dem Verein. Auch hier müssen Paare über die Paar-Funktion entlassen werden, denn mit der Funktion "Person entlassen“ wird ein evtl. vorhandenes Paar getrennt. Mit diesen Funktionen verzichten Vereine auf eine mögliche Startruhe.

Wenn Personen oder Paare selber einen Verein verlassen wollen (siehe unter Anleitungen > Paare), dann wird bei dem bisherigen Verein nachgefragt, ob er auf eine Startruhe verzichtet.

Startgruppenwechsel können durch die Paare selber wie auch durch den Sportwart angefordert werden: Freiwillige Startgruppenwechsel (Sportwart). Wird ein Wechsel nach dem 15. Januar angefordert, dann wird er zum 1. Januar des Folgejahres vorgemerkt.

Über neue Paarzusammensetzungen und Vereinswechsel werden die zuständigen LTVs per Mail informiert.

Jeder Turnierstart eines Paares muss von seinem Verein bestätigt werden. Vereine können Starts auch ablehnen. Zum Meldeschluss eines Turnieres werden unbestätigte Startmeldungen von der ESV automatisch auf den Status abgelaufen gesetzt. Ein Start ist dann nicht mehr möglich.

Sportwarte können aber auch selber Starts ihrer Paare anmelden (Startmeldung durch den Verein) – diese sind dann sofort bestätigt.

Starts von DTV-Paaren im Rahmen des Grenzverkehrs werden auf dem bisherigen Weg bei den dortigen Veranstaltern/Ausrichtern angemeldet - sie können nicht über die ESV angemeldet werden. Die Ergebnisse von solchen Starts müssen in die ESV-Startbücher der Paare eingetragen werden (Ergebnisse von Turnieren im Grenzverkehr). Sie werden mit Rang 1 eingetragen

Auch Starts auf ausländischen WDSF- und Einladungs-Turnieren werden mit derselben Funktion in die ESV-Startbücher eingetragen - sie dürfen aber nur mit Rang 2 eingetragen werden, da sie nicht aufstiegsberechtigt sind.

Die Bestellungen der Jahreslizenzen für Paare und Lizenzträger (ohne JMD) erfolgt ab dem Lizenzjahr 2017 über die ESV, und zwar nach den Regeln der neuen Finanzordnung. Das bedeutet, dass bei Std./Lat.-Paaren jeder der Partner eine persönliche Jahreslizenz besitzen und jedes Paar den Bezieher des Tanszpiegels festlegen muss. Für Lizenzträger (TL/WR) und Formationstänzer gibt es ergänzende geschlechtsneutrale Regeln.

Die Anleitungen zu den Bestellungen der Jahreslizenzen für die Formationen und die Formations-Mitglieder findest Du unter Anleitungen > Formationen Standard/Latein.

Veranstaltungen und Turniere werden jetzt von den Veranstaltern (Verein, LTV, DTV) direkt in der ESV eingegeben.

Die Veranstalter können ihre üblichen Turnierstätten mit Adresse und Flächen hinterlegen und diese jeder neuen Veranstaltung zufügen.

Vereine schicken die fertig angelegten Veranstaltungen dem jeweiligen LTV zur Genehmigung. Mit seiner Genehmigung reicht der LTV die Veranstaltungen an den DTV weiter zu dessen endgültiger Genehmigung. Sowohl DTV also auch LTV können Veranstaltungen ablehnen - oder dem LTV bzw. dem Verein mit einem Kommentar zur Überarbeitung zurückschicken.

In den Veranstaltungen gibt es neben einem öffentlichen Kommentar auch einen internen Kommentar für Kommunikationen zwischen Veranstalter, LTV und DTV.

Bei Landesmeisterschaften gibt es in den Veranstaltungen die Möglichkeit, vor der Anlage von Turnieren die zugelassenen Länder zu hinterlegen, die dann bei jedem neu angelegten Turnier übernommen werden.

Veranstaltungen, bei denen ein externes Meldeportal eingesetzt werden soll, können von vorneherein so gekennzeichnet werden, dass auch die Turniere entsprechend richtig eingestellt werden.

Für die ESV ist ein umfangreiches Rollenkonzept vorgesehen. Aus Kapazitätsgründen konnte dies bisher nur ausgesprochen rudimentär eingerichtet werden.

Bei der Einrichtung von Funktionären in den Vereinskonten werden bisher nur die Rollen „Sportwart”, „Kassenwart”, „Turnierwart” und „Vorsitzender” angeboten. Für die Rolle „Vorsitzender” hat dies vorerst noch keine Bedeutung – d.h. es gibt keine Funktionalitäten, die mit dieser Rolle verbunden sind.

Einzig für die Rollen „Sportwart”, „Kassenwart” und „Turnierwart” konnte bisher etwas eingerichtet werden: die Startmeldungen der Paare eines Vereines werden per Email zur Information an alle Personen geschickt, die als Sportwart eingetragen sind. Ist keine Person mit der Rolle „Sportwart” eingetragen, dann werden die Informationen zu Startmeldungen an die Email-Adresse der Vereins geschickt. In gleicher Weise werden an die Rolle „Kassenwart” die Rechnngen per Email-geschickt. Und an die Rolle „Turnierwart” werden die Mails im Umfeld von Turnieranmeldungen geschickt – sofern mindestend eine Person als Turnierwart eingetragen ist.