Person anlegen
Für das Anlegen einer Person als Amateur, also für das Einzeltanzen, Formationen Std/Lat und JMD und/oder JMD Solo/Duo, wird ein elektronisches Bild benötigt. Für BSW, als Funktionär oder Vereinsmitglied wird kein Bild benötigt. Wenn für einen Amateur kein Bild vorhanden ist, dann kann die Person noch nicht angelegt werden. Jedenfalls darf sie auf keinen Fall erst als BSW, Funktionär oder Vereinsmitglied angelegt werden, denn dann muss der Support oder die DTV-Geschäftsstelle bemüht werden, das zu reparieren.
Die Auswahl Vereinsmitglied soll nur von ganz kleinen Vereine benutzt werden, wenn sie alle ihre Mitglieder in der ESV eintragen wollen, um sie dort zu verwalten, also auch Personen, die nicht auf Turnieren starten wollen. Personen, die auf Turnieren starten werden, sollen weder als Funktionär noch als Vereinsmitglied, sondern mit einer der anderen Auswahlen eingetragen werden.
Mit dieser Funktion können einzelne Personen angelegt werden, die am Sportbetrieb teilnehmen sollen.
Um eine Person anzulegen, musst Du im Menü "Verwaltung" den Eintrag "Personen" aufrufen ❶.
Für jede Person muss angegeben werden, ob sie als Breitensportler aktiv sein wird, als Amateur oder ob sie am Sportbetrieb nicht teilnimmt: Funktionäre (des Vereins) oder Vereinsmitglieder. Bei diesen wird „Außerhalb Sportbetrieb” im „Sportbereich” eingetragen. Bei Amateuren muss außerdem angegeben werden, in welcher Wettbewerbsart sie anfangs aktiv sind: als Paartänzer, für eine Standard- oder Latein-Formation, für eine JMD-Formation oder für JMD Solo/Duo-Tanz. Weitere Wettbewerbsarten können später hinzugefügt werden. Soll im Ausnahmefall eine Person nur als Lizenzträger angelegt werden, dann muss der Support angesprochen werden. Auch Personen, die als Vereins-Funktionär oder Vereinsmitglied eingetragen worden sind, können später auf Amateur oder BSW umgestellt werden – das geht aber nur über den Support oder die DTV-Geschäftsstelle.
Wenn Du also jetzt auf den Schalter „Neue Person anlegen” klickst, dann wird diese Liste von Optionen angezeigt, aus der Du die gewünschte auswählst.
Dann sind zwei Schritte zu erledigen:
- Eingabe der Kopfdaten
- Eingabe Stammdaten und ID-Kartendaten
Im ersten Schritt werden nur Vorname, Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum und Nationalität der anzulegenden Person eingetragen. Vor- und Nachname sind so anzugeben, wie sie in einem amtlichen Ausweis stehen. Insbesondere dürfen keine abweichenden Rufnamen angegeben werden wie Tom statt Thomas oder Gaby statt Gabriele, sondern tatsächlich Thomas bzw. Gabriele. Allerdings genügt es, von mehreren Vornamen nur den gebräuchlichen anzugeben — und das muss nicht der erste Vorname sein, der im Ausweis steht.
Das Datum kann direkt im Format „tt.mm.jjjj” (t=Tag, m=Monat, j=Jahr) eingetragen werden, z.B. 01.08.1983. Alternativ kann das Datum auch mittels eines Dialoges gewählt werden, der über das kleine Icon am Ende des Eingabefelds aufgerufen wird.
Mit Klick auf den Button „Weiter” werden die Daten gespeichert und gleichzeitig vom System geprüft, ob diese Person bereits eingetragen ist.
Wenn in deinem Verein schon eine Person mit denselben Daten vorhanden ist, dann wird die Anlage abgebrochen und folgende Meldung ausgegeben: „Diese Person ist schon für Deinen Verein eingetragen. Wenn sie in einer zusätzlichen Wettbewerbsart starten soll, dann kannst Du sie über die Funktionen der jeweiligen Wettbewerbsart (z.B. als Paar, als Duo oder in einer Formation) dort einrichten bzw. zufügen”. Es kann aber auch sein, dass Du einen Vereinswechsel vornehmen musst.
Wenn schon eine Person mit denselben Kopfdaten existiert, die nicht deinem Verein zugeordnet ist, dann wird eine Warnung anzeigt. In den allermeisten Fällen wird dann die Anforderung eines Vereinswechsels das Problem lösen. Du solltest dann mit „Person nicht anlegen” den Vorgang abbrechen und anschließend mit dem Schalter „Vereinswechsel einer Person” einen Wechsel der Person in Deinen Verein anfordern.
Falls du aber meinst, das es sich tatsächlich um eine andere Person handeln muss, dann kannst Du mit „Antrag bei GS stellen” eine Anfrage an die Geschäftsstelle abschicken. Wir hatten allerdings in der ganzen ESV bisher nur einen einzigen Fall, dass es sich bei zwei Einträgen mit gleichem Vor- und Nachnamen und gleichem Geburtstag tatsächlich um zwei verschiedene Personen handelt.
In diesem Schritt sind die weiteren Stammdaten einzugeben.
Neben der Adresse, die eine Pflichtangabe ist, können noch weitere Kontaktdaten eingeben werden.
Hinweis: Es wird empfohlen zumindest die Emailadresse unter Kontaktdaten zu erfassen. So ist eine Kontaktmöglichkeit schon vor dem Aktivieren der ID-Karte durch die Person gewährleistet.
Es empfielt sich weiterhin, auch Telefonnummern anzugeben – am besten eine mobile Nummer. Es wird den Sportlern später möglich sein, ihre Kontaktdaten für die Veranstalter von Turnieren freizugeben, so dass diese sich bei kurzfristigen Änderungen oder Absagen direkt an die Sportler wenden können.
Die Adresse und die Kontaktdaten können von den Personen nach Aktivierung ihres ESV-Kontos selber geändert werden.
Für Amateure und BSW-Sportler wird mit dem Personen-Eintrag gleich ein ID-Karten-Antrag eingerichtet. Daher ist die Checkbox ganz unten automatisch angeklickt und kann auch nicht abgewählt werden. Wird eine Person als Amateur angelegt, dann muss ein Bild der Person hochgeladen werden, das über den Button „Dateien hinzufügen” neben „Bild für ID-Karte” ausgewählt werden kann. Für BSW-Sportler ist kein Bild erforderlich und kann auch nicht hochgeladen werden. Für Funktionäre und Vereinsmitglieder wird darüberhinaus kein ID-Karten-Antrag gestellt.
Sind alle Daten eingeben, kann die Person über den Button „Weiter” angelegt werden. Sollten Pflichtfelder nicht ausgefüllt sein, werden die entsprechenden Felder markiert und müssen vor dem Speichern eingetragen sein.
Nach der erfolgreichen Anlage, wird die Übersicht aller Personen angezeigt. Eine Meldung bestätigt die Anlage. Dort ist auch ein Schalter, mit dem der ID-Kartenantrag als PDF heruntergeladen werden sollte. Dieser ist an zwei Stellen zu unterschreiben und bei Minderjährigen zusätzlich auch an beiden Stellen von den Eltern. Das vollständig ausgedruckte Formular kann dann wie bisher per Post an die oben links angegebene Adresse geschickt werden (bei Amateuren ist das die DTV-Geschäftsstelle, bei BSW die Geschäftsstelle des LTV). Es kann aber auch als PDF eingescannt als Email zugeschickt werden – für Amateure an die Adresse dtv@tanzsport.de und für Breitensportler an die Email-Adresse der Geschäftsstelle des jeweiligen Landesverbandes. Wird der Postweg gewählt ist zu beachten, dass die Laufzeit auch mehr als 2 Werktage dauern kann und gelegentlich ist es schon passiert, dass Briefe nicht zugestellt wurden.
Wurde hier versäumt den Antrag auszudrucken, dann kann der Antrag über Verwaltung > ID-Karten > Laufende Anträge wiederholt ausgedruckt werden.