Dort gibt es einen Schalter zur Anlage einer neuen Veranstaltung.

Eine begriffliche Klärung: ein Turnier ist der sportliche Wettbewerb in einer einzelnen Leistungsklasse / Altersgruppe. Die Turniere an einem Wochenende am selben Ort des selben Veranstalters sind eine Veranstaltung. Oft wird von Turnier gesprochen oder geschrieben, aber gemeint ist eine Veranstaltung. Das kann schon mal zu Irritationen führen.

Es empfiehlt sich, den Veranstaltungen einen aussagekräftigen Titel zu geben, das kann auch ein Titel wie „Sportveranstaltung“ oder ähnliches sein. Dieser Titel, der Ort und das Datum müssen zuerst angegeben werden.

Die hier eingetragenen Angaben kannst Du später – bis zur Genehmigung der Veranstaltung – noch ändern.

Im nächsten Schritt trägst Du die weiteren Angaben für die Veranstaltung ein. Wenn für den Verein Vorlagen an Turnierstätten eingerichtet sind, dann kannst Du eine für die Veranstaltung auswählen und der Veranstaltung zufügen:

Die Angaben aus der Vorlagen kannst Du für die Veranstaltung ändern – das ändert nicht die Vorlage, sondern gilt nur für die Veranstaltung.

Eine Telefonnummer musst Du auf jeden Fall angeben.

Bei den vereinseigenen Turnieren ist der Verein auch der Veranstalter. Standardmäßig hat die ESV das so eingetragen. Bei Landesmeisterschaften und einigen anderen Turnieren ist der Landesverband der Veranstalter und z. B. bei Deutschen Meisterschaften ist der DTV der Veranstalter. In diesem Fällen musst Du den richtigen Veranstalter auswählen:

Unter „Durchführung“ ist „Zweckbetrieb“ voreingestellt. In einigen Fällen muss stattdessen „wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb“ ausgewählt werden.

Wie auf den Papierformularen können Angaben zur Musik und zum Rahmenprogramm gemacht werden. Handelt es sich bei der Veranstaltung um einen Ball – oder teilweise um einen Ball – dann muss der entsprechende Schalter ausgewählt werden.

Die öffentlichen Bemerkungen werden den Paaren bei den Startmeldungen angezeigt. Dort sollten Angaben zu den Startgebühren eingetragen werden. Auch Hinweise auf Mehr-Flächen-Veranstaltungen gehören hierhin wie auch Angaben zum Check-in-Schluss, Angaben zur Home-Page des Vereins oder der Veranstaltung oder auch Trainingskostenzuschüsse.

Das interne Bemerkungsfeld kannst Du für Kommunikationen zum LTV oder auch zum DTV benutzen.

Wenn zu einer Veranstaltung ein externes Meldeportal eingerichtet werden soll, dann muss Du die Meldeart auf „Die Veranstaltung besitzt ein eigenes Meldesystem“ einstellen. Dies wird dann auch bei jedem anschließend eingerichteten Turnier übernommen – Du kannst das bei den einzelnen Turnieren individuell noch ändern.

Aber: unabhängig von der Einstellung der Meldeart in der Veranstaltung wird bei bestimmten Turnierformen wie Einladungsturnier, Deutsche Meisterschaften etc. von der ESV automatisch „keine Meldung durch Tänzer / Vereine erlaubt“ eingetragen.

Die Angabe unter „externe URL“ wird nur beim Einsatz eines externen Meldesystems benötigt. Sie ist erst nach der Einrichtung des Meldesystems bekannt und wird erst dann vom Ausrichter eingetragen.

Bei Landesmeisterschaften kannst Du Dir, vor allem wenn mehrere Landesverbände beteiligt sind, viel Arbeit ersparen, wenn Du schon bei der Veranstaltung die beteiligten Landesverbände in der Zulassung einträgst. Die hier vorgenommene Einstellung wird bei jedem nachfolgend eingerichteten Turnier übernommen. Bei gemischten Veranstaltungen mit sowohl Landesmeisterschaften als auch z. B. offenen Turnieren muss Du zwischendurch umstellen.

Auch bei Landesmeisterschaften, die „DTV offen“ sind, muss Du das Land oder die Länder einstellen, weil es Auswertungen gibt, die das benötigen.

Spätestens jetzt solltest Du mal auf „Speichern“ geklickt haben – sonst kann die ganze Eingabe-Arbeit umsonst gewesen sein.

Hattest Du eine Vorlage benutzt, bei der eine oder mehrere Flächen eingetragen waren, dann brauchst Du unter „Flächen“ in der Regel nichts mehr einzutragen. Andernfalls musst Du hier mindestens eine Fläche eintragen. Änderungen an einer bestehenden Fläche kannst Du (bisher) nicht ändern, sondern dann musst Du die Fläche entfernen und eine neue angeben.

Wenn Du etwas an den Flächen der Veranstaltung geändert hast, dann solltest Du anschließend speichern, denn sonst stehen die geänderten Angaben nicht für neu eingetragene Turniere zur Verfügung.

Zum Eingeben der einzelnen Turnier gehe auf den Reiter „Turniere“ (siehe dazu die Anleitung „Turniere hinzufügen“).

Sind alle Turniere hinzugefügt und auch sonst alle Einstellungen vorgenommen, dann reichst Du als Verein die Veranstaltung zur Genehmigung beim LTV ein: Schalter „Zur Genehmigung einreichen“. Der LTV wird darüber mit einer Mail informiert und sieht die zu genehmigenden Veranstaltungen prominent auf seiner ESV-Startseite.

Wenn der LTV die Veranstaltung genehmigt, dann wird in gleicher Weise der DTV darüber informiert, der seinerseits die Veranstaltung genehmigen kann oder auch an den LTV zurückgeben kann. Der LTV kann dann wiederum die Veranstaltung an den Verein zurückgeben, wenn Änderungen erforderlich sind, die der Verein vornehmen muss. Über die wesentlichen Schritte in diesem Prozess wird der Verein ebenfalls per Mail informiert.

Die Mails, die im Umfeld der Anmeldung von Veranstaltungen und Turnieren an den Verein geschickt werden, werden an die Personen geschickt, die beim Verein mit der Rolle „Turnierwart“ eingetragen sind. Ist keine Person mit dieser Rolle eingetragen, dann werden die Mails an die Email-Adresse der Vereins geschickt.