In der ESV können Vereine Funktionäre eintragen. Vorgesehen sind bisher die Rollen Sportwart, Kassenwart und Vorsitzender. Wenn Sportwarte und/oder Kassenwarte eingetragen sind, dann steuert das den Versand von Emails: eingetragene Sportwarte bekommen alle den Sportbetrieb betreffenden Emails, und den eingetragenen Kassenwarten werden die in der ESV erzeugten Rechnungen als PDF zugeschickt. Ist kein Sportwart eingetragen, dann werden alle den Sportbetrieb betreffenden Emails an die Email-Adresse des Vereins geschickt, und das Gleiche passiert mit den Rechnungen, wenn kein Kassenwart eingetragen ist.

Zu jeder dieser Rollen können mehrere Personen eingetragen werden. Auch kann ein und dieselbe Person für mehrere Rollen eingetragen werden.

Auf der Startseite der Vereine findest Du links unten den Bereich für Funktionäre. Eine neuen Funktionär kannst Du mit einem Klick auf den Schalter "+ Person hinzufügen" einrichten ❶.

Wenn die Person, die als Funktionär eingetragen werden soll, schon eine ID-Nummer hat, dann kann im oberen Bereich die ID-Nummer eingetragen werden ❶.

Von Personen ohne ID-Nummer, oder solchen, die noch gar nicht in der ESV bekannt sind, kann hier alternativ Name und Geburtsdatum eingetragen werden ❷.

Mit einem Klick auf "Eingabe prüfen" geht es weiter.

Wird die angegebene Person gefunden und ist bei ihr bereits der Verein in einem der Vereinseinträge hinterlegt ❶, dann wird dies so angezeigt.

Wenn alles richtig ist, dann kannst Du das Bestätigen.

Wenn die vorne angegebene Person zwar in der ESV gefunden wurde, der aufrufende Verein aber nicht bei ihr eingetragen ist, sondern andere Vereine, dann wird dies so angezeigt ❶. In der ESV ist es möglich, dass Personen für einen Verein als Funktionär eingetragen werden, bei denen der Verein nicht in einem der Vereinseinträge hinterlegt ist. Eine solche Situation gibt es gelegentlich, wenn z. B. Personen zwar für den einen Verein starten, bei einem anderen Verein zusätzlich als Sportwart tätig sind.

Auch hier kann die geewählte Person bestätigt werden.

Wird die angegebene Person in der ESV nicht gefunden, dann wird das so angezeigt. Hier musst Du darauf achten, dass Du das Geschlecht richtig angibst ❶.

Außerdem solltest Du hier die persönliche Email-Adresse der Person eintragen ❷, denn wenn die Person bestätigt wird, erhält sie eine ID-Nummer und wird über eine Email darüber informiert.

Mit einem Klick auf Bestätigen geht es weiter.

Egal, ob bei der Person schon der Verein eingetragen ist oder nicht oder die Person ganz neu in der ESV ist, dann erscheint diese Anzeige. Bei einer neuen Person wird oben angezeigt, dass sie eine Email erhalten hat ❶.

Hier musst Du die Rolle auswählen, in der die Person für den Verein tätig wird ❷.

Eine besondere Bedeutung hat das Feld für eine alternative Email-Adresse ❸. Wird hier nichts eingetragen, dann werden alle Emails, die an die jeweilige Rolle verschickt werden, an diejenige Email-Adresse geschickt, die im persönlichen Eintrag der Person hinterlegt ist. Insbesondere für Sportwarte kann das störend sein, wenn die an den Sportwart gerichteten ESV-Mails mit ihren persönlichen vermischt werden.

Grundsätzlich ist es für alle Rollen sinnvoll, hier funktionsbezogene Email-Adressen einzutragen, also z. B. "sportwart@verein.de" oder "kassenwart@verein.de". Bei einem Wechsel im Vorstand werden normalerweise zeitnah die Zugriffe auf diese Email-Konten an die Nachfolger übergeben, die Änderung in der ESV geschieht aber manchmal erst viel später. Trotzdem würden die entsprechenden Emails weiterhin an der richtigen Stelle landen, auch wenn in der ESV-Oberfläche noch ein falscher Name steht.

Nach einem Klick auf "Person zuordnen" . . .